3日の作業を1時間で終わらせる0c8618346aaba108106ff1b03f4c07aa s

毎月延々と続く事務作業。インプットするだけなんて簡単な

作業なんだから誰でもできると普通は考えます。でも、入力で何百何千もの

データをインプットし続ければ必ずミスは起こります。

あーまたまちがえてる。

もし、その作業自体が無駄なことなんだと気がついたら、間違いなく業務は変わります。

毎日現場で手書きの日報が作成されます。

その日報を使って請求書、勤怠管理、給与計算をExcelで行います。

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1.請求書は1ヶ月に1日かかる作業

月に2回手書きの日報がまとまって会社に届きます。

日報を使って一生懸命Excelに入力するのに半日かかります。

この作業は月に2回なので、1ヶ月に1日かかっています。

一つ一つて入力していくので間違えもあります。

まだ事務員さんが慣れていないので、毎月15日の締め日に手作業で作った

ファイルをチェックするのも大変な作業です。

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2.勤怠管理は1ヶ月に1日半かかる

15日の請求書がやっと締まったと思ったら、月末に給与の締め日がきます。

従業員の勤怠管理簿を完成させなくてはいけません。

毎日何時から何時まで勤務して、残業手当、深夜勤務、毎日の現場までの

交通費の精算も入ります。

Excelのシートに一人ひとり日報から入力していきます。

このシートを日報の記載が不十分だったりしますから、

残業手当等計算しながらインプットしていきます。

この作業はすごく疲れます。

複数のシートを行ったり来たりしながらインプットしているので、

大変な割に報われない作業です。この作業は月に1日では終わりません。

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3.給与計算には半日程度必要

月末締めで勤怠管理で集計した結果を使って給与計算をします。

給与の支払日まで気が抜けません。

あれ?勤怠管理で計算している給与と、給与計算のページで

出てくる給与と2種類計算されています。

しかも金額はあっていません。

どちらが正しいのでしょう?

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4.問題発覚

新しい事務員さんが上手くできないから助けて!と呼ばれて

お伺いしたときの状態は上記のような感じでした。

こんな作業を毎月していたなんて大変でしたね。

ご苦労さまでした。

問題であるということがわかれば半分解決したようなものです。

おそらく今後は1ヶ月の作業は1時間前後で終わるようになります。

この会社では、紙の伝票からインプットしなくてはならないので、

タイピングが遅いと1時間では終わらないかもしれませんが、

どんなにかかっても1月に半日もあれば終わる作業になります。

楽しみです。(つづく)

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編集後記※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※

久しぶりに泳いできました。やはり夏はプールとスイカに限ります。

関節を炒めていて歩くときに響くのですがプールなら1キロ位なんでもありません。

でも、もっと泳ぎたいというところでやめておきます。

一度にやり過ぎはよくありませんからね。

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