毎月延々と続く事務作業。インプットするだけなんて簡単な
作業なんだから誰でもできると普通は考えます。でも、入力で何百何千もの
データをインプットし続ければ必ずミスは起こります。
あーまたまちがえてる。
もし、その作業自体が無駄なことなんだと気がついたら、間違いなく業務は変わります。
毎日現場で手書きの日報が作成されます。
その日報を使って請求書、勤怠管理、給与計算をExcelで行います。
１．請求書は1ヶ月に1日かかる作業
月に2回手書きの日報がまとまって会社に届きます。
日報を使って一生懸命Excelに入力するのに半日かかります。
この作業は月に2回なので、1ヶ月に1日かかっています。
一つ一つて入力していくので間違えもあります。
まだ事務員さんが慣れていないので、毎月15日の締め日に手作業で作った
ファイルをチェックするのも大変な作業です。
２．勤怠管理は１ヶ月に１日半かかる
15日の請求書がやっと締まったと思ったら、月末に給与の締め日がきます。
従業員の勤怠管理簿を完成させなくてはいけません。
毎日何時から何時まで勤務して、残業手当、深夜勤務、毎日の現場までの
交通費の精算も入ります。
Excelのシートに一人ひとり日報から入力していきます。
このシートを日報の記載が不十分だったりしますから、
残業手当等計算しながらインプットしていきます。
この作業はすごく疲れます。
複数のシートを行ったり来たりしながらインプットしているので、
大変な割に報われない作業です。この作業は月に１日では終わりません。
３．給与計算には半日程度必要
月末締めで勤怠管理で集計した結果を使って給与計算をします。
給与の支払日まで気が抜けません。
あれ？勤怠管理で計算している給与と、給与計算のページで
出てくる給与と2種類計算されています。
しかも金額はあっていません。
どちらが正しいのでしょう？
４．問題発覚
新しい事務員さんが上手くできないから助けて！と呼ばれて
お伺いしたときの状態は上記のような感じでした。
こんな作業を毎月していたなんて大変でしたね。
ご苦労さまでした。
問題であるということがわかれば半分解決したようなものです。
おそらく今後は1ヶ月の作業は１時間前後で終わるようになります。
この会社では、紙の伝票からインプットしなくてはならないので、
タイピングが遅いと1時間では終わらないかもしれませんが、
どんなにかかっても１月に半日もあれば終わる作業になります。
楽しみです。（つづく）
編集後記※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※
久しぶりに泳いできました。やはり夏はプールとスイカに限ります。
関節を炒めていて歩くときに響くのですがプールなら1キロ位なんでもありません。
でも、もっと泳ぎたいというところでやめておきます。
一度にやり過ぎはよくありませんからね。
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