会計で一番大切な毎月の締め

毎月の締め切りにはルールが必要

毎月年間12回、どこの業界でもあるのが締め切りの業務です。締めを行ってそこまでの業務をしっかりとまとめます。適切な時期に締めを行わないと、せっかく帳簿を作成しても効果は半減になってしまいます。

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どこの会社でも毎月月末とか20日とか締め日があリます。月末締めの会社なら、毎月初日に前月の帳簿を締める業務をやるのがおすすめめです。例えば8月までの業務でしたら9月1日に9割締め終わっている状態です。請求書が届かない等の理由で締めに間に合わないものに関しては、2週めまでに完全に締めます。

締め日がの翌日には請求書をまとめる

適切な時期に締めるために必要なのは締めのために必要な資料をタイムリーに収集するのが欠かせません。一番最初に必要なのは自社の請求明細が月初に完成するようにすることです。細かなことがあってすぐにまとめられないのであれば、その細かなことがどうしたらもっとスムーズに出来るかを考えます。そこがおろそかになっていると請求漏れにもつながりますから、何をおいてもしっかりとやりたいところです。

 

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社内の精算書のフォームを適宜見直す

その次に社内の担当者レベルできちっとまとめてもらう事が必要です。どこのお客様の何の目的で同お金を使ったのか、等担当者でしかわからないことがたくさんあります。無駄遣いや不正防止にも役立ちますから、現場担当者には精算書を必ず提出してもらうようにルールを決めます。そして精算時に上司や経理担当者が内容の報告を受ける仕組みを作ります。

仕入先からのもらう請求書が遅い

いつになっても仕入先が請求書をくれないこともあります。そうなるとどうにもなりません。なぜそういうことがおこるかというと、取引開始時に締め日や支払日の約束がされていても、いつまでに請求書を貰うかをはっきりさせていないからです。例えば8月末に支払う請求書が8月28日に届いても資金繰りが困るわけですから請求期限を設けるべきなんです。既存の業者さんにはなるべく前月末締めの請求書は翌月10日ころまでには送ってもらえるように頼んでみましょう。どうしてもタイムリーに請求書を発行してもらえない場合は請求書以外の方法で確認する手段を見つけましょう。

 

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手間ひまかけずにさっと締める

締めの業務はなるべく手間がかからないように工夫します。どんなにたくさん手間ひまかけても時間がかかるだけです。負担が大きくてどんどん遅れ遅れになってしまいます。それで必要なのが手間がかからないような工夫なんです。これまで1日かかっていた仕事でも2時間程度で締めることができるようになるけーすも実際にあります。もちろん多少の初期投資が必要になりますが一度で済みます。効果が同じならできるだけ簡潔に済ませたいですよね。きちんと締めて前月を振り返って反省と改善をしましょう。そうやって改善を重ねていると、毎月同じようなことをやっているようでいても、結果がぜんぜん違ってきます。一つ一つの作業に時間がかかるのが当たり前の業務。めんどくさくて嫌だなとみんなが思う作業はやらなくて済むようにしてしまえばいいんです。誰かに頼めば誰かがそのめんどくさいことをやり続けることになりますから、これからどうしたらもっとスムーズに進むのかを考えて行動しましょう。

 

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タイムリーな状況把握にはみんなの協力が不可欠

前月がどうだったのか把握するということは、翌月以降の方向性を決定するために非常に重要です。現況をタイムリーに把握して外部の状況を踏まえて適切な判断をしないと経営は成り立ちません。そのためには自分一人の努力だけではうまく行きません。関わっている全ての人たちに協力してもらうことが大切です。経営が立ちいかなくなるのは経営者に大きな責任がありますが、そこで働いている人達が効率よく働いていない事も大きな要因になるのです。そんなことにならないように、できることは協力してもらいましょう。

零細企業の経営者にこそ必要な業務

会計に携わっている人だから締めのことをうるさく言うんじゃないですか?と言う人もいますが、締めた結果は経営者の方がしっかりと把握しなくてはいけないことです。会計を制すものは企業を制するとはよく言ったものです。別に会計を制していなくても良いのですが、最低限のことを判断出来るだけの知識は必要です。その知識を活かすには、データが適切な時期に出来上がっていることが必須条件になるのです。

編集後記※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※

やはり毎日のブログ更新はむりなのか?考えてしまいます。

無理なのではなくて段取りが悪いのではないかと思います。

もっともっと段取り良くこなして、突発事項があっても

すんなり対応できるような体制を構築中です。

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