記帳をするために使う会計ソフトは便利なようでいて
使いにくいものです。
一つ一つのデータを会計ファイルに入力していくのも
大変な作業ですが、そのファイルのデータを加工する
のも1つずつ大変です。
1つ2つなら手作業でも良いのですが何百もあったら
お手上げになります。
そんな時はエクセルを使ってデータを加工すると
スッキリできます。
作業工程は3段階あって
1）会計ソフトからCSVデータを切り出し
2）切り出したCSVデータを加工
3）加工したものを会計ソフトに再取り込みとなります。
エクセルで＆関数を使って加工すると効率良く取り込
むことができるので会社の経理担当者の方には特に
お勧めです。今回お客様のところで質問を頂いたので
今後なるべく手のかからない方法でやってもらいたいと
考えてブログにまとめました。
会計ソフトからCSVデータを切り出します
今回はJDLの出納帳を使います。
一部のものをの除くと、たいていの業務用のソフトではCSV
データへの切り出しと、取り込みをする機能を持っています。
会計ソフトも例外ではなく、一部のものを除きますが仕訳
データ等の切り出しと取り込みが可能になっています。
例えばJDL出納帳の場合はデータ管理・選択
→CSV出力
CSV出力 切り出しができます。
ちなみに左側のCSV入力で取り込みができます。
CSV出力をするのは仕訳データです。
次へ（改行）
その次の画面もそのまま
次へ（改行）
CSV変換終了しました。というメッセージが出ます。
CSV変換で切りだされたデータは
JDL出納帳-10●●-26●●-仕訳.csv といったｃｓｖという拡張子の
ファイルが出来上がります。
このCSVファイルは
切りだされたｃｓｖファイルの見出しのところ（今回は4行目）
にフィルターを付けます。
フィルターをつけたら使いたい勘定科目をフィルターで
見えるようにします。
今回は”貸方科目”になっているN列314（未払金）をフィルタをかけました。
するとN列にある314（未払金）がずらっと並びました。
この314（未払金）の摘要に●印と9/26と日付を加えて
みましょう。
入力の仕方は複数ありますが
”F2″キーを使って摘要欄を一つずつ選択して9/26と入力すると
今入っている摘要欄の最後に9/26が追加できますので会計ソフト上で
追加するよりもキー操作が少なくて済みます
こんなふうに摘要欄や科目の修正を一括で行ってCSVファイルで保存
したデータを今度は会計ソフトに取り込みます。
この時に注意したいのが最初に会計データをバックアップしておくことです。
データのやり取りは危険を伴いますので必ず最初にバックアップした
上で行います。
JDL出納帳では「データ管理・選択」の中の
「退避・復元・削除」メニューを押します
「出納帳ファイルの退避」を押します。
万が一ファイルが破損した場合はその下にある「出納帳ファイルの復元」
を使って復元することになります。
退避が終わったらいよいよCSVデータの取込です。
ちなみにJDL出納帳の会計データの場合は、CSVで取り込む
データは今まで入っているデータに追加されます。
そのため、今回のようにデータを修正する場合には、
修正して取り込むデータは一度削除してから取り込まないと
データがダブってしまいますので注意します。
いよいよ「データ管理・選択」の中の
「CSV入力」を押します。
ドキドキする瞬間です。
仕訳データが選択されていますので
どのCSVデータを取込こむか「参照」を押して決めます。
CSVデータを選択します
選択したら「次へ（改行）」
ここでYESをすると「退避」ができます。
今回は先ほど退避していますので「NO」
元に戻せませんという怖いメッセージが出ますが
勇気を持って「確認（改行）」
仕訳CSV入力の設定を行って（そのままでも可）
エラーが出ると下記のようなメッセージが出るのでログで確認します。
ログはテキストデータになって吐出されるので見難いですから
エクセルに貼り付けて区切り位置の指定を行って見ると
確認しやすくなります。
気を取り直してやり直すと下記のようなメッセージが出ます。
「●●件のデータがあります」のメッセージを「YES」
これで取り込めました。
あたり前のことですが・・
データを扱うときは必ず最初にバックアップをとって置くこと
が大切です。すると何かあった場合は元に戻せますので、
いろんなやり方に挑戦することが可能になるのです。
様々なトラブルが発生しますが、トラブルに耐性をつけること。
すると気が付くと効率的な作業が行えるようになります。
一つ一つの積み重ねですからぜひトライしてみてください。
【編集後記】※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※
今日はクリスマス・イブですがいつものようにお仕事です。
年末調整の目処が付いたら冬休みにしようと思っています。
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